Onlinezugangsgesetz:

automatisierte Verarbeitung von Formulardaten

Die Aufgabe

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) stellt auch den Kreis Minden-Lübbecke vor die Herausforderung, alle relevanten Verwaltungsleistungen für die Bürgerinnen und Bürger sowie die ansässigen Unternehmen online zur Verfügung zu stellen. Bereits in der frühen Planungsphase wurde klar, dass die Vielzahl der Aufgaben und Anträge für die zukünftige digitale Kommunikation auch eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung der eingehenden Daten notwendig macht.

Neben neuen Angeboten sollten auch die bereits über Webformulare angebotenen Dienste und Services der Verwaltung zukünftig über ein Portal mit Benutzerkonten gebündelt werden. Grundlage für eine Vielzahl der Verwaltungsleistungen sollte das im Einsatz befindliche Antragsmanagements 4.0 der Firma Form-Solutions GmbH sein.

Um auch die internen Verwaltungsabläufe zu optimieren, ist zudem die effiziente medienbruchfreie Weiterverarbeitung der Daten aus den eingereichten Online-Anträgen eine Grundvoraussetzung.

minden-luebbecke.de

Insbesondere die Echtzeitverarbeitung und die im Grunde uneingeschränkte Möglichkeit der Weiterverarbeitung und Integration in andere Systeme und Datenbanken ist ein sehr großer Mehrwert für uns. Für uns ist dies im Grunde eine Win-win Situation, da wir nun die FME im GIS- sowie im OZG-Kontext einsetzen können.

Arne Sauer - Digitalisierung & Informationstechnik Kreis Minden-Lübbecke

Der Kunde

„Spitze in NRW“: Der Kreis Minden-Lübbecke bildet die nordöstliche Spitze von NRW und liegt in Ostwestfalen Lippe, einer der Top 5 der deutschen Innovationsregionen. Ein gesunder Branchenmix aus Großunternehmen und mittelständischen Unternehmen sorgen für wirtschaftliche Stabilität und Innovationskraft.

Auch mit Blick auf die Digitalisierung ist der Kreis Minden-Lübbecke mit einer wachsenden Zahl an Online-Services gut aufgestellt. Eine zukunftssichere und moderne Infrastruktur bildet die Basis vieler Onlineangebote und wird stetig ausgebaut. Zu den zentralen Online-Diensten gehört neben dem Geoportal auch eine zentrale Plattform für die Erstellung und Veröffentlichung von Online-Antrags-Assistenten.

Die Lösung

Mit der FME® Plattform und dem von con terra entwickelten Form-Solutions Connector for FME wurde die medienbruchfreie Weiterverarbeitung der Formulardaten und die Anbindung an Fachverfahren ermöglicht.
Der Connector bildet die Schnittstelle zum Antragsmanagement 4.0 von Form-Solutions und erlaubt das automatische Abrufen und Weiterverarbeiten von Formulardaten.

Nach dem Einreichen eines Online-Antrags wird der FME Server automatisiert und in Echtzeit über diesen Vorgang benachrichtigt. Daraufhin wird ein Prozess ausgelöst, welcher das ausgefüllte Formular als PDF-Datei herunterlädt und die Inhaltsdaten aus einer XML-Begleitdatei extrahiert. Die Fachdaten können schließlich automatisiert in ein Zielsystem (z. B. ein Fachverfahren) überführt oder umgewandelt und als kompatible Importdatei für weitere, medienbruchfreie Verarbeitungsschritte bereitgestellt werden.

Der Kreis Minden-Lübbecke kann nun schnell und einfach Prozesse konfigurieren und die eingehenden Formulardaten nach eigenen Anforderungen automatisiert verarbeiten.

Der Nutzen

Durch den Einsatz der FME Plattform und des Form-Solutions Connectors for FME kann der Kreis Minden-Lübbecke bereits erste Verwaltungsleistungen vollständig automatisiert bearbeiten. Die Anbindung von Fachverfahren ermöglicht eine medienbruchfreie Datenübertragung sowie eine effizientere Bearbeitung und entlastet die Mitarbeitenden deutlich.

Zum Beispiel werden Covid-Selbstmeldeformulare eingesetzt, über die in der Spitze Daten mehrerer hundert Selbstmeldungen pro Tag vollautomatisiert in die Fachdatenbank GUMAX eingingen. Eine große Entlastung der Beschäftigten im Gesundheitsamt. Auch Anträge zur Gebäudeeinmessung stehen bereits online, werden automatisiert aufbereitet und in Echtzeit zur weiteren Bearbeitung an die Geschäftsdatenbank GEORG übermittelt. Weitere Integrationen der FME Plattform in interne Prozesse sind bereits geplant, insbesondere die Anbindung des verwendeten Dokumentenmanagementsystems.

Die Vorteile